Für mich völlig unverständlich aber wohl doch nicht ganz ungewöhnlich ist folgendes Szenario:
Ein kleiner Familienbetrieb. Die Frau erledigt das Schreiben von Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen etc. Als ich das letzte Mal wegen ein paar Kleinigkeiten vor Ort war, bemerkte ich zufällig, wie die Dame ihre Dokumentenstruktur verwaltet… Ordner August 2008. Unterordner Angebote. Soweit OK… Aber: Im Unterordner Angebote liegt EINE Textdatei… 40 Seiten lang… Sie nutzt tatsächlich EIN EINZIGES Textdokument, dem sie immer wieder weitere Seiten anfügt, wenn ein neues Angebot angefordert wird. Das selbe bei den Rechnungen, Lieferscheinen und so weiter. Will sie ein bestimmtes Angebot noch einmal drucken, sucht sie die richtige Seite innerhalb des Dokuments und gibt dann den entsprechenden Druckbefehl.
Mein Hinweis, das man das vielleicht etwas optimieren könnte, indem man pro Dokument eine Datei verwendet, verhallte wirkungslos. „Was? für jeden Brief ein Bildchen (Datei)? Das ist ja viel zu kompliziert!“ Na denn…
Das war nicht der erste Fall, in dem genau diese Form der Dokumentenverwaltung benutzt wird. Unerfahrene Nutzer haben tatsächlich ernsthafte Probleme, die Begriffe „Dokumente, Dateien oder Ordner“ auseinanderzuhalten. Der Tip „Legen Sie doch für jedes Schriftstück eine neue Datei an, denken Sie sich eine gute Namenskonvention für das Benennen der Dateien aus und nutzen sie eine sinnvolle Ordnerstruktur, um den Überblick zu behalten!“ Ruft in solchen Fällen für gewöhnlich eine in Falten liegende Stirn und leichtes Kopfschütteln hervor. Selbst greifbare Beispiele aus der richtigen Welt (Stellen Sie sich mal einen Schreibtisch vor. Der hat Schubladen. In den Schubladen liegen Ordner…) greifen so gar nicht.
